Appel aux membres

5 mars 2024

Appel aux membres du CNIP

Cher membres, En décembre dernier, un nouveau conseil d’administrateurs a été élu. Celui-ci est composé de dix membres volontaires. Nous pouvons nous réjouir d’avoir comblé tous les postes, car depuis plusieurs années, certains postes demeuraient vacants par manque d’intérêt ou de disponibilité des membres. Ceux et celles qui ont fait partie du conseil d’administration (CA) à un moment ou un autre pourront vous dire que les responsabilités d’un membre du CA peuvent devenir trop prenantes lorsque, de façon générale, ils se voient obligés de réaliser la plus grande partie des tâches associées à leurs responsabilités administratives. Afin de remédier à cette situation, le nouveau CA a adopté une résolution afin de créer dix nouveaux comités opérationnels qui seront responsables de soutenir les membres du CA dans la planification, l’organisation et l’exécution des tâches du club. Il y plusieurs avantages à mettre en place de tels comités incluant celui d’encourager les membres qui désirent s’impliquer sans nécessairement s’engager en tant qu’administrateur. Cela permet aussi de mettre les expériences et les compétences des membres au profit du club nautique dans le but d’améliorer nos façons de faire, contrôler nos coûts opérationnels et préparer une relève. Mieux encore, cela permettra de mieux respecter l’esprit dans lequel notre club a été fondé, soit un club à vocation coopérative. C’est dans cette optique que nous lançons un appel à tous puisqu’il est essentiel que tous les membres s’impliquent de différentes manières dans la gestion de notre club et la réalisation des tâches permettant de maintenir le haut niveau de qualité de nos installations et de nos services. Nous avons tous adhéré à ces concepts et accepté de se conformer aux règlements du club en devenant membre du CNIP. Aujourd’hui, nous souhaitons structurer et faciliter l’implication de tous en mettant en place ces comités opérationnels afin de mieux orchestrer l’ensemble des tâches inhérentes à la gestion de nos opérations courantes et nos activités tout au long de l’année, en passant par le port, les courses, le terrain, le chalet, les équipements, les activités sociales, les membres, les finances et les communications. Veuillez compléter et nous retourner le questionnaire à l’adresse suivante; https://www.ipyc.ca/formulaire-comite-operationel/ afin de nous faire part de votre intérêt pour un ou plusieurs des comités, en précisant son degré d’expérience ou les compétences qu’il ou elle souhaite contribuer ainsi que son degré de disponibilité. Des copies papier seront également disponibles au club que vous pourrez remettre à un membre de l’exécutif. C’est avec l’ensemble de ces informations que les administrateurs seront en mesure de former les comités opérationnels permettant de mieux structurer et partager la charge de travail associée à chacun des secteurs d’activités en ce début d’année. L’annexe en pièce jointe à ce courriel comprend une brève description des rôles et responsabilités pour chaque comité opérationnel et le membre du CA qui en est responsable. En vous remerciant à l’avance pour votre précieuse collaboration et au plaisir de travailler ensemble dans les mois à venir, Votre conseil d’administration. ANNEXE

Comités opérationnels	Rôles et Responsabilités
Courses (Émilie Savard)	Revoir les règles de course établies, compiler les résultats, coordonner l’affichage des résultats finaux et planifier la remise des trophées. Coordination des volontaires pour s’occuper du volet opérationnel de chaque course régulière incluant vérifier la météo, confirmer le départ et le trajet, gérer l’utilisation du bateau comité ou Robot-Bob et communiquer les résultats. Agir à titre de point de contact avec Baie d’Urfé pour les courses de semaine. Voir à l’organisation et la promotion des courses spéciales telles la Art-De-Vries, une « course pour non-coureurs » et autres événements faisant la promotion de la voile et des régates. Voir à la mise en place, l’entretien et l’entreposage des bouées de course.
Terrain (Michel Deschênes )	Aider à trouver et motiver des membres pour les travaux d’entretien en saison hors des corvées. Aider à planifier l’aménagement paysagé à long terme dans une optique de développement durable. Aider à l’évaluation et l’exécution de travaux sur les garages. Aider à l’entretien des équipements pour les travaux de paysagement. Aider à la préparation des travaux avant les corvées.
Port (Robert Legault)	Assurer l’organisation et le bon fonctionnement opérationnel du port. Assurer l’entretien de tous les équipements du port (quais, rampes, bouées, chaînes, …) Planifier l’allocation des emplacements des voiliers dans le port et sur le terrain. Organiser les mises à l’eau et sorties de l’eau. Maintenir à jour les dossiers associés au port Gérer le budget du port.
Capitainerie (Yves Gaudreault)	Voir à l’entretien de l’intérieur et l’extérieur du chalet (nettoyage, peinture, calfeutrage, etc.). Voir à l’entretien des équipements liés au bâtiment. Planifier et voir à l’exécution des travaux de réparation et de rénovation nécessaires au bon fonctionnement du bâtiment.
Membres (Rudy Huber)	Participer au processus d’entrevue et d’évaluation de nouveaux membres potentiels. Contribuer à l’intégration et l’accompagnement de nouveaux membres. Participer à la collecte de données des membres et demandes d’avis d’intention. S’assurer que les membres soient familiers avec, et qu’ils respectent les règlements, les politiques et les règles applicables au CNIP. Valider et aviser les membres des cotisations payables selon leurs intentions.
Activités sociales (Lorraine Brisson)	Voir à la planification et l’organisation des activités sociales du CNIP (déjeuners, soirées dansantes, soupers-spectacle, etc.). Voir aux achats et à la préparation des aliments. Lors d’évènements, voir à la logistique (monter et démonté la salle – intérieur et extérieur).
Technologie de l’information (Josh Farmer)	Développer la stratégie, le plan et le processus de communication. Revoir et maintenir le site web (support, coûts, publications, accès, information, etc.). Voir au maintien des outils informatique.
Communications (Marc Deschênes)	Planifier et gérer le calendrier des communications récurrentes. Rédiger, traduire et corriger les communications aux membres. Recevoir et communiquer les demandes d’information aux personnes responsables du CA. Définir les modes de communication incluant le site web, le babillard, etc. Maintenir les ententes de réciprocités avec les autres clubs nautiques.
Finances (Jean-Claude Morin)	Préparer le budget annuel et suivre l’état des résultats. Contribuer à la réception et processus de paiement : la réception et le paiement des factures; le traitement de la paie; le traitement de la facturation et le paiement des membres. Voir à la préparation et la transmission des documents requis par les organismes gouvernementaux.
Équipements (Yvon Tessier)	Voir à l’entretien de la grue en conformité des exigences de la CNESST. Voir à l’entretien des équipements de levage (potence, barge). Voir à l’entretien du bateau de sauvetage, du bateau comité et de Robobob. Voir à l’entretien des outils motorisés utilisés pour le terrain (tondeuse, tracteur, coupe-bordures).