Changements à la facturation

Chers membres,

Comme vous le savez, nous avons récemment migré le système de comptabilité d’Acomba vers Quickbooks. Les objectifs visés étaient notamment de faciliter certaines tâches administratives, dont l’envoi des factures, et aussi de permettre le paiement en ligne.

Bonne nouvelle: le paiement par virement Interac sera possible dès cette année, en plus du paiement par chèque!

Nous vous écrivons donc pour vous informer de la façon dont la facturation se déroulera cette année. Comme à l’habitude, tous les membres ont la possibilité de payer leurs cotisations en trois paiements distincts au 1er mars, 1er juin et 1er septembre, ou en un seul paiement. Par contre, l’envoi des factures se fera par courriel cette année.

Dates importantes:

• 26 janvier: Chaque membre recevra par courriel le sommaire de sa facturation annuelle (devis). Ce document n’est pas une facture, mais vous donne une vue complète de votre facturation pour l’année. Veuillez lire votre sommaire (devis) attentivement.
• 29 janvier: Date limite pour nous faire part de tout changement nécessaire à la facturation.  Envoyez vos demandes de changement à l’adresse courriel facturation@ipyc.ca.
• 1er février: Réception par courriel de vos trois factures selon les modalités suivantes:
  • 1er mars: Date limite pour le paiement du premier versement (50%)
  • 1er juin: Date limite pour le paiement du deuxième versement (25%)
  • 1er septembre: Date limite pour le paiement du troisième versement (25%)

Points importants: 

• Nous demandons aux membres qui désirent payer par chèque de nous faire parvenir avant le 1er mars tous leurs chèques postdatés, comme par le passé.
• Nous recommandons aux membres qui choisiront le virement Interac de configurer à l’avance les trois paiements auprès de leur institution financière.
• Les modalités pour le transfert Interac seront expliquées dans chacun des courriels contenant une facture.
• Veuillez cliquer sur le bouton ci-dessous afin de remplir votre formulaire de preuve d’assurance de responsabilité civile.
• Les membres qui n’ont pas payé les quatre tranches des frais d’initiation recevront une facture additionnelle de 200$ qui sera payable en totalité le 1er mars.
• Les membres qui n’ont pas d’adresse courriel recevront leurs factures par la poste.

Le comité exécutif est conscient que certains membres pourraient temporairement éprouver des difficultés à s’acquitter de leurs obligations financières envers le club.

Dans ce cas, le membre a la responsabilité d’aviser le club avant la date d’échéance.  Comme par le passé, le comité exécutif fera preuve d’écoute et de compréhension afin d’en arriver à un arrangement acceptable. À défaut d’aviser le club avant la date d’échéance, le membre fautif s’expose aux mesures disciplinaires prévues aux règlements.

En terminant, nous tenons à remercier Richard Corbeil et Jean-François Arseneault pour leur assistance dans ce projet de migration. Le succès de notre club repose sur l’apport de chacun de ses membres!

Votre comité exécutif

Formulaire pour preuve d’assurance de responsabilité civile